Leadlane
Privacy

Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Leadlane persoonsgegevens verwerkt. Leadlane is een product van BDK Services BV, met handelsnaam Panda Media Group.

Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 19 juni 2026.

1. Wie is verantwoordelijk?

BDK Services BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor Leadlane.

Ondernemingsnummer: 0645.655.259
BTW-nummer: BE 0645.655.259
Maatschappelijke zetel: Blakmeers, 1790 Affligem
E-mail algemeen en privacy: info@pandamediagroup.be
Website: www.pandamediagroup.be

2. Welke gegevens verwerken we?

Bedrijven

  • naam contactpersoon
  • e-mailadres en telefoonnummer
  • bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer en adres
  • projectinformatie, budget en timing
  • berichten en chatinhoud
  • facturatiegegevens
  • IP-adres, loginlogs en beveiligingsgegevens
  • akkoord met algemene voorwaarden en privacybeleid
  • andere gegevens wanneer dit nodig is voor de werking van Leadlane

Bureaus

  • naam contactpersoon
  • e-mailadres en telefoonnummer
  • bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer en facturatieadres
  • website, logo, portfolio of cases
  • diensten, regio’s, voorkeuren en interesses
  • chatberichten
  • credit-, seat- en facturatiegegevens
  • IP-adres, loginlogs en beveiligingsgegevens
  • akkoord met algemene voorwaarden en privacybeleid
  • andere gegevens wanneer dit nodig is voor de werking van Leadlane

Admins

  • naam en e-mailadres
  • logingegevens
  • adminacties en auditlogs
  • interne notities bij leads en accounts

3. Waarom verwerken we gegevens?

✓ accounts aanmaken en beheren
✓ bedrijven en bureaus verifiëren
✓ opdrachten publiceren, structureren en anoniem tonen
✓ matching, seats, credits en leadtoegang beheren
✓ communicatie en chat faciliteren
✓ facturatie en boekhouding verzorgen
✓ klantenservice en support leveren
✓ fraude, misbruik en veiligheidsproblemen voorkomen
✓ wettelijke verplichtingen naleven
✓ platformupdates, servicemails en operationele meldingen sturen
✓ mogelijk nieuwsbrieven of marketingcommunicatie sturen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat

4. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om precontractuele stappen te nemen, om wettelijke verplichtingen na te leven, op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van toestemming. Voorbeelden van gerechtvaardigde belangen zijn platformbeheer, veiligheid, kwaliteitscontrole, fraudepreventie, facturatieopvolging, geschillenbeheer en verbetering van de dienstverlening.

5. Operationele mails en marketing

Leadlane kan operationele en transactionele mails sturen over registratie, accountstatus, leads, seats, chatberichten, credits, facturatie, wachtwoorden, herinneringen en afsluiting van leads. Deze communicatie is nodig voor de werking van het platform.

Leadlane kan in de toekomst nieuwsbrieven of commerciële communicatie sturen naar bedrijven, bureaus of prospecten. Waar vereist zal hiervoor vooraf toestemming worden gevraagd. Elke marketingmail bevat een mogelijkheid om uit te schrijven.

6. Wie krijgt toegang tot gegevens?

Leadlane werkt met afgeschermde informatie. Bedrijven blijven anoniem tot een bureau op een seat intekent. Contactgegevens worden alleen gedeeld wanneer partijen dit willen of wanneer dit nodig is voor de werking van het platform. Admins van Leadlane kunnen gegevens raadplegen wanneer dit nodig is voor accountbeheer, matching, facturatie, support, veiligheid of geschillenopvolging.

7. Dienstverleners

Hosting

Vercel

Database

Neon

E-mail

Resend

DNS en domeinbeheer

Panda Media Group

Betalingen

Factuur en overschrijving

Boekhouding

Jortt

Analytics

Geen

Uploads

Voorlopig geen externe uploadopslag

Support/chattool

Geen externe support- of chattool

Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval worden passende contractuele of andere wettelijke waarborgen gebruikt.

8. Bewaartermijnen

Accountgegevens: Zolang het account actief is en daarna tot 5 jaar na laatste activiteit of verwijdering wanneer nodig voor bewijs, geschillen of gerechtvaardigde belangen.
Project- en leadgegevens: 5 jaar na afsluiting of laatste activiteit.
Chatberichten: 5 jaar na afsluiting of laatste activiteit.
Facturatiegegevens: 7 jaar wegens boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Auditlogs en adminacties: 5 jaar.
Supportmails: 3 jaar.
Cookievoorkeuren: 6 tot 12 maanden wanneer cookievoorkeuren later worden gebruikt.
Back-ups: Maximaal 90 dagen, tenzij langere bewaring tijdelijk noodzakelijk is voor veiligheid, herstel of wettelijke verplichtingen.

9. Beveiliging

Leadlane neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zoals toegangscontrole per rol, wachtwoordhashing, sessiebeheer, beperking van adminrechten, beveiligde verbindingen, logging waar nodig en back-ups.

10. Je rechten

✓ inzage vragen in je persoonsgegevens
✓ onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren
✓ verwijdering vragen wanneer de wet dat toelaat
✓ beperking van verwerking vragen
✓ bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
✓ gegevensoverdraagbaarheid vragen wanneer dit van toepassing is
✓ toestemming intrekken wanneer verwerking op toestemming gebaseerd is
✓ klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Privacyverzoeken kunnen worden verstuurd naar info@pandamediagroup.be. Wij antwoorden in principe binnen 1 maand. Sommige rechten zijn niet absoluut en kunnen worden beperkt wanneer de wet dit toelaat.

11. Cookies

Leadlane gebruikt momenteel alleen noodzakelijke login- en sessiecookies. Er worden geen analyticscookies, marketingcookies of pixels gebruikt. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

12. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de werking van Leadlane, gebruikte tools of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.

Privacyvragen?

Neem contact op via info@pandamediagroup.be.

CookiebeleidAlgemene voorwaarden